Myyntilaskut ja laskutus; mitä yrittäjän on tiedettävä?

Laskun lähettäminen on monelle yrittäjälle viikon kohokohta: hyvin tehdystä työstä on vihdoin luvassa palkkio.

Myyntilaskut on kuitenkin laadittava oikein, jotta kirjanpitäjä ja verottaja olisivat tyytyväisiä.

Mitä tietoja myyntilaskussa on oltava?

Lainsäädäntö säätelee tarkkaan, mitä tietoja myyntilaskussa on oltava. Arvonlisäveron 209 e § mukaan pakollisia tietoja ovat:

  • laskun antamispäivä
  • sen juokseva tunniste
  • myyjän arvonlisäverotunniste
  • ostajan arvonliverotunniste, kun kyse on käännetystä verovelvollisuudesta tai tavaran yhteisömyynnistä
  • myyjän ja ostajan nimi ja osoite
  • tavaroiden tai palveluiden määrä ja laji
  • toimituspäivä, suorituspäivä tai maksupäivä
  • veron peruste verokannoittain, hinta ilman veroa sekä annetut hyvitykset ja alennukset
  • arvonlisäveron verokanta
  • suoritettavan veron määrä
  • mahdollinen merkintä verottumuudesta
  • ostajan laatimaan laskuun on merkittävä ‘itselaskutus’
  • muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun

Lisäksi laskuun on tarvittaessa merkittävä tieto esimerkiksi sijoituskullan myynnistä, taide-esineen myynnistä, tai käännetystä verovelvollisuudesta.

Lisää tietoa arvonlisäverotuksen vaatimuksista löydät verottajan verkkosivuilta.

Kuka voi lähettää laskuja?

Yrityksen pitää kuulua ennakkoperintärekisteriin, jotta se voi laskuttaa myymästään palvelusta. Jos taas yritys myy tavaraa tai vuokraa jotain, ei sen tarvitse kuulua ennakkoperintärekisteriin.

Mikäli yritys ei kuulu ennakkoperintärekisteriin ja myy palvelua, täytyy asiakkaan tehdä tästä ennakonpidätys. Silloin myyntiä koskee normaali ennakonpidätys.

Verottajan verkkosivuilta löydät runsaasti lisää tietoa ennakoperintärekisteristä ja siihen liittymisestä.

Kevytyrittäjän ja pienyrittäjän laskutus

Nykyään moni yksinyrittäjä laskuttaa palveluistaan jonkin laskutuspalvelun kautta.

Jos toimit näin, voit tehdä laskun helposti kyseisen laskutuspalvelun verkkopalvelussa.

Silloin laskutuspalvelu huolehtii puolestasi kaikista tarvittavista yksityiskohdista.

Laskutuspalveluiden lisäksi voit käyttää myös erillisiä omalle tietokoneelle asennettuja laskutusohjelmia. Laskutusohjelman käyttäminen onkin helpoin tapa varmistua siitä, että lasku täyttää lainsäädännön vaatimukset.

E-laskut

Yhä useampi yritys lähettää asiakkailleen laskut sähköisenä e-laskuna. E-laskun lähettämisestä on ensin tehtävä sopimus pankin kanssa.

Sen jälkeen voit laskuttaa asiakasyrityksiä verkkolaskuosoitteen ja välittäjätunnuksen avulla. Kuluttaja-asiakkaita laskuttaessasi sinun pitää lisäksi tehdä laskuttajailmoitus kaikkiin pankkeihin, joissa sinulla on asiakkaita.

Laskun lähettäminen sähköpostina

Nykyään monet pienyritykset valitsevat e-laskua yksinkertaisemman tavan: voit lähettää laskun pdf-muodossa sähköpostin liitteenä.

Myyntilaskujen säilyttäminen

Laskut ovat tositteita, joita yrityksen pitää säilyttää kirjanpitolain edellyttämällä tavalla.

Tositteita on säilytettävä vähintään 6 vuoden ajan. Tallennus voi tapahtua tulosteina tai sähköisessä muodossa. Pdf-muoto sopii parhaiten sähköiseen tallennukseen. Muista huolehtia siitä, että olet tallentanut tiedot vähintään kahdelle eri tietovälineelle (esimerkiksi usb-muistille ja CD-levylle).